Как правильно писать письма на английском

Содержание и форма вашего письма во многом будет зависеть от характера, цели письма и от того, к кому оно обращено. Наиболее четко различаются деловая переписка и персональная. Структура этих писем примерно одинакова, но к деловым письмам предъявляются четкие требования, нарушать которые нельзя. Поэтому мы подробно рассмотрим именно правила написания официально — деловых писем на английском языке, которые представляют наибольшую сложность для отправителя.

Деловое письмо на английском языке

С давних пор деловое письмо является важнейшим инструментом в предпринимательской и коммерческой деятельности. На сегодняшний день деловое письмо- это средство обмена информацией в виде официального документа, который может содержать предложение, подтверждение, поручение, претензию, поздравление… и соответственно ответы на них.

письмо на английском языке
Учимся писать письма на английском языке

При написании официальных писем нужно учитывать то, что деловая переписка сильно отличается от личной переписки. Существует определенные и неизменные каноны написания деловых писем, соблюдение которых является обязательным. Деловые письма должны быть безупречны во всех смыслах. Даже самое незначительное пренебрежение правилами может сделать его недействительным.

Деловое письмо отличается четкой структурой, а также определенным набором реквизитов. Оно характеризуется такими признаками как ясность, лаконичность, логическая последовательность, официальность, нейтральность, завершенность, стандартизированность, отсутствие эмоциональной окрашенности. Отсутствуют просторечные, жаргонные выражения, модальные глаголы, междометия, имена с суффиксами субъективной оценки. Официально — деловой язык обеспечивает объективное отношение к излагаемым фактам, лишает эмоциональности и субъективности, а также отражает логическую последовательность текста. Смысловая точность также является одним из важнейших условий в написании делового письма.

В официально-деловой переписке используются множество различных речевых клише, которые служат для предотвращения двусмысленности текста. Набор стандартных фраз-клише был разработан в результате долголетней практики деловой переписки. Они помогают конкретнее и лаконичнее выражать мысли. Такие конструкции существенно облегчают и ускоряют составление письма, так как вам не нужно тратить время на подбор правильных, соответствующих ситуации формулировок. Имея в распоряжение набор готовых фраз – клише, вы сможете без особых трудностей составить деловое письмо по аналогии.

Структура письма на английском языке

Итак, приступим непосредственно к изучению структуры делового письма и списка стандартизированных фраз – клише. Весь текст делового письма четко разбит на смысловые абзацы. Красная строка не употребляется. Обычно для написания подобного письма используется фирменный бланк, на котором указаны все необходимые реквизиты фирмы отправителя (эмблема фирмы, название, почтовый и телеграфный адрес, телефон, факс, банковские реквизиты).

Примерная структура письма может выглядеть следующим образом:

  1. Адрес отправителя (sender’s address);
  2. Дата (date);
  3. Адрес получателя (inside address);
  4. Обращение (salu­ta­tion);
  5. Вступление (open­ing sen­tence);
  6. Основной текст (body of the let­ter);
  7. Заключение (clos­ing sen­tence);
  8. Заключительная вежливая фраза (com­pli­men­ta­ry close) ;
  9. Подпись отправителя (sig­na­ture);
  10. Приложение ( enclo­sure).
Деловое письмо на английском языке
Пример делового письма на английском языке

Разберем каждый пункт более подробно

1. Адрес отправителя (sender’s address) пишется обычно в верхнем правом углу. Не исключено написание адреса и в верхнем левом углу. Последовательность написания адреса имеет большое значение. Сначала следует указать номер дома с названием улицы, через запятую номер квартиры. На следующей строке указывается город с почтовым индексом, на следующей строке — страна.

17 Hill­side Road, Apt. 12
Lon­don W13HR
Eng­land
5 Nel­son Street, Apt. 5
Chica­go 19200
USA

2. Дата (date) указывается ниже, сразу после адреса. Точка после адреса не ставится. Существует несколько вариантов оформления :

21 Decem­ber, 2014
Decem­ber 21th, 2014
Decem­ber 21, 2014
21th Decem­ber, 2014

3. Адрес получателя (inside address) пишется в той же последовательности что и адреса отправителя, но ниже с левой стороны.

4. Форма обращения (salu­ta­tion) будет зависеть от того насколько вам знакомо лицо, к которому вы обращаетесь и конечно же от пола.

К незнакомым людям применяются выражения:
(Dear) Sir, — (Уважаемый)Сэр/Господин,
(Dear) Madam, – (Уважаемая) Госпожа/Мадам ,
Gen­tle­men, – Господа,

К мало знакомым людям:
Dear Mr.Winter,-Уважаемый господин/мистер Винтер,
Dear Miss Win­ter, — Уважаемая госпожа/ мисс Винтер, ( по отношению к не замужней женщине)
Dear Mrs. Win­ter, — Уважаемая госпожа/ миссис Винтер,( по отношению к замужней женщине)

В полу — официальной переписке можно встретить такие формы как :
Dear Col­league, — Уважаемый коллега,
Dear Edi­tor, — Уважаемый редактор,
Dear Read­er, — Уважаемый читатель,

Обращение пишется с левой стороны под адресом получателя и после него ставится запятая.

5. Вступление (open­ing sen­tence) это своего рода вводное предложение:
We are writ­ing to enquire about — (Настоящим просим сообщить о… \Нас интересует информация о…).
We are inter­est­ing in…and we would like to know… — ( Мы заинтересованы в … и хотели бы узнать…).
We acknowl­edge receipt of your let­ter dat­ed (date)… — (Подтверждаем получение Вашего письма от…).

6. Основной текст (body of the let­ter) должен быть составлен в логической последовательности. Как правило, основной текст разбит на несколько абзацев. В первом абзаце следует указать цель или причины вашего письма.

We would like to point out that…- Мы хотели бы обратить ваше внимание на …
I’m writ­ing to let you know that… ‑Я пишу, чтобы сообщить о …
We are able to con­firm to you…- Мы можем подтвердить …
I am delight­ed to tell you that… ‑Мы с удовольствие сообщаем о …
We regret to inform you that… ‑К сожалению, мы вынуждены сообщить вам о…

Во втором абзаце можно указать уже детали и факты, соответствующие обсуждаемой ситуации. Можно задать интересующие вас вопросы или дать свою оценку обсуждаемому вопросу.
I am a lit­tle unsure about… ‑Я немного не уверен в …
I do not ful­ly under­stand what… ‑Я не до конца понял…
Could you pos­si­bly explain…- Не могли бы вы объяснить…
I am afraid that … ‑Боюсь, что…
We would also like to inform you … ‑Мы так же хотели бы сообщить вам о…
Regard­ing your ques­tion about … ‑Относительно вашего вопроса о…
In answer to your ques­tion (enquiry) about …- В ответ на ваш вопрос о…
I also won­der if… ‑Меня также интересует…

В третьем абзаце можно написать пожелания, предложения, предполагаемые действия для сотрудничества в будущем.
Could you pos­si­bly…- Не могли бы вы…
I would be grate­ful if you could … ‑Я был бы признателен вам, если бы вы …
I would like to receive…- Я бы хотел получить……
Please could you send me…- Не могли бы вы выслать мне…

В четвертом абзаце нужно написать кульминационное предложение.
I would be delight­ed to …- Я был бы рад …
I would be hap­py to… — Я был бы счастлив…
I would be glad to… — Я был бы рад…

7. Заключение(closing sen­tence) должно содержать благодарность за оказанное вам внимание и намерение продолжить переписку.

I look for­ward to … — Я с нетерпением жду,
hear­ing from you soon- когда смогу снова услышать вас
meet­ing you next Tues­day- встречи с вами в следующий Вторник
see­ing you next Thurs­day ‑встречи с вами в Четверг
Please acknowl­edge receipt- (Пожалуйста, подтвердите получение)
Please do not hes­i­tate\ feel free to con­tact us if you need any fur­ther infor­ma­tion — (Пожалуйста, без колебаний обращайтесь к нам для получения дополнительной информации)

8. Заключительная вежливая фраза (com­pli­men­ta­ry close), также как и обращение, зависит от лица, к которому вы пишете письмо.

Для человека, которого вы знаете, используется фраза: Yours sin­cere­ly,
Для незнакомого человека : Yours faith­ful­ly,

9. Подпись отправителя (sig­na­ture) ставится ниже заключительной вежливой фразы. Ниже подписи вы должны указать свое имя и при необходимости должность, которую вы занимаете.

10. Приложения ( enclo­sure) прикладываются в конце письма. Об этом указывается в основном тексте, при помощи обозначения «Enc.».

Для того, что бы вы имели примерное представление, как должно выглядеть деловое письмо в целом, мы приводим для вас пример.

Образец письма на английском языке:

17 Hill­side Road, Apt. 12
Lon­don W13HR
Eng­land
Tel 0186 546633
Fax 0186 56556

Mon­day 15, Decem­ber

Vladimir Gross
5 Nel­son Street, Apt. 5
Chica­go 19200
USA

Dear Mr. Gross,

I saw your adver­tise­ment for a Busi­ness Jour­nal­ist in today’s Guardian news­pa­per. I am very inter­est­ed in the job and I think I have many of the nec­es­sary skills.

I stud­ied pol­i­tics and mod­ern lan­guages at Oxford Uni­ver­si­ty. I am mas­ter in French, Ger­man and Span­ish. I had aca­d­e­m­ic trips wide­ly in Europe and South Ameri­ka, and at the same time I worked as a busi­ness jour­nal­ist for the BBC Com­pa­ny dur­ing the last five years.

I enclose a copy of my cur­ricu­lum vitae. I look for­ward to hear­ing from you soon. Please let me know if you need more infor­ma­tion.

Yours sin­cere­ly,

Nan­cy Mann

Итак, можно сделать вывод, что для составления делового письма на английском языке необходим достаточно высокий уровень знания языка и норм официально — делового стиля, а также творческий подход. Даже если ваш английский не идеален, предоставленный нами материал обязательно поможет вам успешно составить деловое письмо!

Рейтинг
( Пока оценок нет )
Nadejda
Nadejda/ автор статьи
В жизни у меня есть два любимых занятия. Первое - благотворительность, приносить людям пользу не ожидая ничего взамен. Второе - учиться! Проект englishfull.ru дал мне возможность объединить два любимых дела одновременно! Теперь я могу делиться своими навыками английского языка и различными лайфхаками с большим количеством интересующихся людей и так ещё больше углублять свои знания! Я получаю от этого огромное удовольствие - надеюсь, что и вы тоже!
Понравилась статья? Поделиться с друзьями:
Английский язык для начинающих: самостоятельное изучение с нуля
Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!: