Деловая переписка по-английски

Деловая переписка на английском языке уже давно обычное явление. Современные средства коммуникации позволяют нам строить не только личные, но  и корпоративные отношения по всему миру. Тогда не будет отставать и усвоим несколько железных правил деловой переписки на английском языке.

Правила написания делового письма

Деловая переписка на английском языке требует определенных норм и правил. Обратите внимание, как принято писать деловое письмо:

• Разделите весь текст на абзацы, не используя красной строки
• Укажите полное имя отправителя или название компании и ее адрес в верхнем левом углу
• С новой строки укажите имя адресата и название компании, которой адресовано письмо, ее адрес с новой строки
• Тремя строками ниже или в верхнем правом углу укажите дату отправления
• Поместите основной текст в центральной части
• Начните главную мысль письма с причины вашего обращения: “I am writ­ing to you to …”
• Завершите ваше письмо словами благодарности (“Thank you for your help…”) и приветствием “Yours sin­cere­ly,” или ‘Yours faithfully’.
• Поместите полное имя автора и должность спустя четыре строки.
• Поместите подпись автора между приветствием и именем.

С правилами мы разобрались, и у вас в голове сложился определенный план написания деловой корреспонденции. Теперь, чтобы написать такое письмо, просто подставляйте пункты данного плана под свой текст. Теперь давайте рассмотрим примеры деловых писем на английском языке.

Примеры деловой переписки

Предлагаем вашему вниманию образцы деловых писем на английском, которые помогут вам лучше сориентироваться в нашем плане и в написании письма по этому плану. В написании письма старайтесь быть кратким и лаконичным, пишите сразу по делу, без лишних и долгих предисловий. Не забудьте про приветствие и про вежливый тон. Обратите внимание на образец послания с русским переводом:

Mr Andrew Johnson
Lorac-company
Office 408, Entrance 2D
Main Street
London
Great Britain

15 June 2007

Mr John­son (Господин Джонсон),

I’m writ­ing to you to pro­pose you some issues about our com­mon affair (Я пишу вам, чтобы предложить некоторые решения в нашем общем деле). I know where we can find enough peo­ple for our con­struc­tion. (Я знаю, где мы можем найти достаточно людей для нашего строительства). I had spo­ken with my friend, he is a chief of build­ing com­pa­ny, and he said that he can give us as many builders as we need. (Я говорил со своим другом, он директор строительной компании, он сказал, что может предоставить нам столько строителей, сколько нам нужно). But he would like to get acquaint­ed with you and oth­er our part­ners. (Но он хотел бы встретиться с вами и другими нашими партнерами).So I sched­uled our appoint­ment on Wednes­day. (Поэтому я назначил нашу встречу в среду). Please, be kind to come to our office at 7 o’clock. (Пожалуйста, будьте добры прийти в наш офис в 7 часов).

I look for­ward to get your agree­ment (Надеюсь получить ваше согласие). My kind regards to your par­ents and your wife (С наилучшими пожеланиями вашим родителям и супруге).

Yours sin­cere­ly,
John Brown
Man­ag­ing Director

А теперь посмотрим, как можно ответить на такое письмо:

Mr John Brown
Lorac-company
Office 407, Entrance 2D
Main Street
London
Great Britain

16 June 2007

Mr Brown (Господин Джонсон),

I’m writ­ing to you to say that I thought about your pro­pos­al (Я пишу вам, чтобы сказать, что я подумал над вашим предложением). I think it is very good (Я думаю, что это очень хорошо). If your friend offers us as many peo­ple as we need, we man­age to fin­ish the con­struc­tion till Jan­u­ary (Если ваш друг предоставит нам столько людей, сколько нам нужно, мы успеваем закончить строительство до января). But I am afraid that our part­ners won’t be able to come on Wednes­day, because they haven’t returned from Paris yet (Но я боюсь, что наши партнеры не смогут прибыть в среду, потому что они еще не вернулись из Парижа). Ask your friend if he agrees to meet us with­out them (Спросите вашего друга, согласен ли он встретиться с нами без них).

I look for­ward to get your answer (Надеюсь получить ваш ответ). My kind regards to your fam­i­ly (С наилучшими пожеланиями вашей семье).

Yours sin­cere­ly,
Andrew Johnson
Man­ag­ing Director

Как вы можете убедиться, написать деловое письмо совсем несложно, главное – это соблюдение основных правил.

Электронная деловая переписка на английском

Вы уже знаете, что бумажных почтовых писем давно никто не пишет. Это неудобно и хлопотно. С появлением компьютеров и интернета все перешли на электронную почту. Эта штуковина сделала отправку и получение корреспонденции быстрее и легче. К тому же, преимущество электронного письма состоит еще и в том, что к тексту самого послания вы можете прикрепить необходимый файл с документами, отчетом, аудио и видео материалом. Поговорим о том, как писать электронное письмо.

Типы организаций, куда вы хотите отправить сообщение, бывают разные. Обратите внимание на следующие сокращения:

• gov – правительственная организация
• edu – образовательное учреждение
• org — организация
• com – корпорация, компания
• net – интернет-компания
• mil – военное ведомство

«Шапка» электронного делового письма состоит из следующих пунктов:

• to (получатель)
• from (отправитель)
• cc (копии)
• sub­ject (тема)

Начинаются деловые письма в электронном виде со слов Dear… Mr, Mis­ter, а заканчиваются Best wish­es или Best regards.

Существуют также правила, характерные для электронного сообщения:

• Не печатайте текст заглавными буквами; получатель может подумать, что вы кричите на него.
• Не выражайтесь грубо.
• Пишите по существу.
• Предупредите получателя о прикрепленных файлах, иначе он может их не заметить.
• Не злоупотреблять сокращениями и смайликами.
• Писать кратко и лаконично.

Вот те основные тенденции написания деловых писем, о которых мы хотели поговорить. Дерзайте и у вас все получится!